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Técnica

Como eu utilizo o Trello para organizar as tarefas do meu blog de viagem

Como usar o Trello e organizar as suas tarefas

Oi, eu li organizar? É isso mesmo produção? Yeahhh..hoje vamos falar de organização. Organização significa produtividade, produtividade significa blog atualizado, blog atualizado significa frequência de posts que significa o SEO piscando e batendo palmas para a sua url!

Uffa!!

Se organizar e organizar as tarefas não é tão simples. Saibam bloggers, que organização é um dos temas mais pedidos por aqui!

Desde que eu comecei a trabalhar de casa eu fui do céu ao inferno. Acreditem, para se trabalhar de casa requer MUITA disciplina e foco. É muito mais fácil perder o foco em casa do que dentro de uma sala do escritório. Já fazem dois anos que eu venho levando essa vida de trabalhar de frente para o meu aconchegante sofá. Por isso, precisei aprender a organizar as minhas tarefas. No meu trabalho anterior eu já era adepta do Trello e quando me vi nessa situação tratei de começar a estudar como essa ferramenta poderia me ajudar com as tarefas do blog.

Esse não é um post patrocinado pelo Trello

Vamos lá, vou começar do zero para quem não faz nem ideia do que é o Trello. Essa é uma ferramenta free que trabalha com um conceito muito simples, que se chama de Kaban. Um método japonês utilizada na gestão ágil de projetos.  As tarefas são organizadas com post-its da seguinte maneira: Fazer, Fazendo e Feito.

O Trello trabalha com três dimensões: Quadros, listas e cartões. Dentro desse contexto a ferramenta é extremamente flexível e você consegue se organizar da maneira que você preferir. Hoje eu quero mostrar como eu organizo as tarefas do Hello Blogger e também do meu blog de viagem. Lembrando que essa é a minha maneira de se organizar. 

Para você começar a se familiarizar com a ferramenta, entenda a diferença de um quadro, uma lista e um cartão aqui a tela abaixo.

como usar o trello e organizar as tarefas

Quadro: geralmente é o seu projeto. O todo, no caso podemos dizer que o projeto é o seu blog de viagem. Vou chamar meu quadro de Hello Blogger.

Lista: aqui entram as etapas do processo para que a gente consiga executar o projeto. Como eu disse o método Kaban trabalha com apenas três listas – Fazer, Fazendo e Feito. Eu não utilizo essa metodologia, eu adaptei para a minha realidade. Sendo assim as minhas listas são: inspirações, posts, re-posts, produzindo, agendado e divulgação. (Explicarei cada um deles em seguida)

Cartões: chegamos então nas tarefas individuais. No meu caso, cada cartão significa um post. Vou chamar meu cartão de: como usar o Trello.

Vale ressaltar que todos os cartões e listas são possíveis movimentar dentro de um quadro. Ou seja, um cartão que estava dentro do produzindo, horas depois pode ser arrastado para a lista: agendado.

Como organizo as listas dentro do meu quadro

Eu criei um quadro para administrar e organizar todo o meu conteúdo. Sejam os novos ou os antigos . Minhas listas vão evoluindo desde a ideia de um possível post até o momento de divulgação daquele post.

Inspirações

Esse primeiro quadro como o próprio nome já diz é de inspirações. Ele funciona um pouco como o meu favoritos do computador. Estou planejando uma viagem, ou vi um post bacana que serve como referência, eu jogo o link lá. As vezes eu crio um cartão de um determinado destino ou tema e vou jogando todos os links de inspirações lá dentro.

Simples e organizado, dentro de cada tema! Não tem erro, o meu Trello fica aberto no meu computador, então é só querer fazer a coisa bem feita.

Posts

Aqui eu uso como um brainstorming, assim que eu retorno de uma viagem eu sento e começo a criar cartões com possíveis posts. A ferramenta também está disponível em um aplicativo para o celular, então tenho ele sempre no bolso e se no meio da viagem eu tenho alguma ideia eu rapidamente adiciono lá. Se, depois que eu voltar para a casa eu vejo que aquela sugestão não é boa eu deleto o cartão e está tudo certo.

Re-posts

Criei uma coluna só para o posts que eu preciso ajustar. Seja fotos, SEO ou simplesmente reescrever, eles estão lá bem visíveis para que eu não me esqueça deles em nenhum momento. Além do que a vontade de limpar essa lista é tão grande, que ajuda eliminar, consequentemente arrumar os posts antigos.

Produzindo

Essa coluna substitui a coluna fazendo do método original. Então, assim que eu começo a escrever um post eu movo o cartão para essa coluna. Bom, não sei como vocês escrevem os seus posts, mas comigo acontece muito de começar e não terminar no mesmo dia. Ou até mesmo de no meio do texto parar e começar um outro assunto por falta de criatividade ou sei lá, empolgação mesmo.

Mas aqui dentro do “produzindo” eu não me refiro somente a produção de um texto e sim de todo o processo. Que pra mim resulta em escolher, tratar e subir todas as imagens também.

Agendado

A lista agendado é a qual mais brilha os meus olhos. =D Amo quando eu consigo deixar aquela lista extensa, isso significa que eu tenho um estoque de post. Fala sério bloggers, não existe nada melhor nessa vida de blogueiro que estoque de post, concordam?

Divulgação

A minha última lista é de divulgação. Então, assim que o post vai ao ar eu entro lá no Trello e movo mais uma vez o meu cartão. Aqui eu sei que eu preciso fazer todo o processo de divulgação e esse processo está todo descrito dentro do meu cartão para que eu realize o passo a passo.

Esse é todo o fluxo que acontece com a parte mais básica do nosso universo – POST – e muitas vezes a gente nem se dá conta do quanto trabalhoso é todo esse processo. Do começo ao fim, esse processo todo pode levar dias ou até semanas. Pular alguns processos não é difícil, por isso deixar escrito dessa maneira é a melhor forma de garantir que todos sejam publicados e divulgados corretamente.

Essa ferramenta pode ser um delírio para os organizadores compulsivos (eu) e dentro de cada cartão você pode criar um checklist (amo) para cada uma das etapas mencionadas acima.

Psicologia do checklist: acumular pequenas vitórias de curto prazo gera maior motivação no ser-humano.

Acho que não é novidade para ninguém que o ser-humano sente uma satisfação enorme ao concluir uma tarefa e dar check em algum item da sua lista. Isso é sério, satisfação gera motivação e muitas vezes é isso que precisamos no nosso dia a dia. 😉

Como organizar o checklist dos cartões

O Trello está aí para facilitar a nossa vida, então para processos repetitivos nada melhor que um bom copia e cola. Para isso crie um cartão padrão com todo o passo a passo e em seguida é só copiar.

Dica de blogger: crie dois cartões diferentes. Um para post novo e um outro para re-posts. O processo de criação e produção pode ser diferente de um para o outro e dessa maneira você não se perde nas tarefas.

A ferramenta permite que você crie o checklist dividido por categorias. Sendo assim se for necessário crie um para cada lista (o que significa que cada um é um processo de criação do seu post). Veja abaixo um exemplo de checklist.

como usar o trello e organizar as tarefas

Cada cartão tem um prazo, e você pode inserir a data que aquele post deve estar publicado como um prazo para você acompanhar o desempenho daquele cartão. É possível ir monitorando os cartões pela quantidade restante de tarefas.

Trabalho em equipe

Se você tem um blog com uma segunda pessoa utilizar o Trello é uma excelente maneira de não ter falha de comunicação.

A ferramenta irá facilitar a maneira como você e sua equipe enxerga o todo. A partir do momento que você convida alguém para participar de um quadro, esse alguém tem visão total do que está acontecendo. 

Se aquela tarefa é minha, eu adiciono o meu nome como membro da tarefa e me torno responsável pelo cartão.

Bom, sabemos que existem inúmeros blogueiros prestadores de serviço ou criadores de infoprodutos. Já pensou como essa ferramenta pode te auxiliar a organizar as tarefas de todas essas frentes?

Basta você criar um novo quadro para os seus produtos e se organizar sem deixar a peteca cair.

Poderia passar o dia todo falando das funcionalidades do Trello. Ele é muito mais do que tudo isso, e o melhor de tudo é FREE. =D

Se você tem interesse em se aprofundar ainda mais nesse assunto, deixa um comentário pra eu saber. 😉

Site – Trello

6 comments
  1. Mariana Neubra

    Excelente post, sou daquelas criativas malucas que saem escrevendo desesperadamente quando vem a inspiração e já percebi que se quero me profissionalizar vou ter que “Trellar” muito hahaha. Estou adorando o HelloBlogger, vou devorar o conteúdo! Obrigada ?

  2. Karla

    Adorei as dicas, agora é estudar com calma tudo que foi falado. Sei que é simples mas pra ser na prática, preciso começar a usar.o novo é sempre dificil, quanto mais dicas vc puder nos dar melhor sera o aproveitamento.
    Agradeço muito .
    Sucesso menina!!

    1. Mayte Scaravelli

      Karla, pode ser simples mas esse tipo de organização é questão de hábito! Concordo contigo – tem que ser aos poucos mesmo. Entender a ferramenta, entender qual é a maneira que funcione para você … Com certeza vem mais dicas por aí =D Todo segunda temos post novos e você pode assinar nossa newsletter mensal. 😉
      Obrigada e sucesso para todas nós 😉

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